9 aplicaciones personales para lograr una mejor atención y enfoque en el trabajo

Es fin de semana y además de descansar llega el momento de planificar todo las actividades de la semana que viene, así que hoy quiero responder a una pregunta que recibo todos los días de cada persona que conozco: “¿Cómo haces para trabajar con ese ritmo escribiendo un texto cada día y ocupándote de los cursos que desarrollas?”

La respuesta es muy sencilla y quiero compartirla ahora con todos y todas ustedes.

Mateo Killingsworth y Gilbert Daniel realizaron una investigación publicada en el New York Times donde concluyen que las personas, mientras más vagan alrededor de sus pensamientos, menos felices son. En resumen, ellos escriben:

“Lo que la gente estaba haciendo, por ejemplo, si se trataba de tener relaciones sexuales o ir de compras, para sentirse más feliz, era centrarse en esa actividad en lugar de otras cosas”.

 

Es decir, estaban mentalmente presentes en lo que hacían centrándose en la tarea que verdaderamente importaba en ese momento.

Con la cantidad de información que manejamos día a día (dime si no es cierto, ahora mismo tu estás aquí leyendo esto o enterándote a través de Facebook) el enfoque se está convirtiendo en una necesidad absoluta, sobretodo en el trabajo, donde nos convertimos poco a poco en instrumentos multitarea. Y como si esto fuera poco, nuestra vida se ha digitalizado. Pasamos largas horas en la web, googleando, interactuando en redes sociales, buscando información y redactando informes.

¿Cómo podemos defendernos de las constantes distracciones que nos acechan constantemente en nuestra aparente vida digital?

Comparto con ustedes algunas aplicaciones que uso diariamente para evitar las distracciones:

 

1. Autocontrol

Bloqueo los sitios web que me distraen por un periodo de tiempo. Si tengo abierto el Facebook o el Twitter puedo caer en un pozo y no encontrar la salida. Establezco periodos de tiempo de 3 horas toda la mañana sin consultarlos. Me mantengo ese tiempo fuera de línea para poder leer y escribir algunas cosas y revisar lo que me corresponda ese día para cada consulta que recibo.

 

2. Auditoría de mi tiempo

Realizar una lista detallada del tiempo que me tomaré en la mañana para cada mis actividad me ha servido mucho. ¿Cuánto le dedicaré al correo electrónico? ¿Cuánto al Facebook? ¿Cuánto a mis lecturas, cuánto a escribir? Construyo mis patrones de tiempo en relación con cada actividad que debo desarrollar. Suena monótono, esquemático y rígido, pero para una persona tan sensible al desorden y a “perder el tiempo” como yo, resulta elemental.

 

3. Concentración

Maximizo a fondo el foco de atención que le doy a cada actividad y tarea. Concentrarse en una sola cosa es ideal sobretodo para las tareas que requieren distintos modos de pensar. También otras de mis actividades requieren herramientas diferentes, por ejemplo las redes sociales, la planificación de mis publicaciones, eventos y hasta jugar con mi hija requiere mi máxima concentración en ella. Al activar cada una de estas actividades otra se cierra.

 

4. Centralizar y ordenar todas mis notas dispersas

Si eres como yo que estuve acostumbrado a tener papeles y anotaciones regadas por todos lados, que andaba con una sola libreta de notas donde apuntaba cualquier cosa, es todo un reto enfocarse en lograr que todas las notas se encuentren en un solo lugar. Ahora llevo un cuaderno de notas para cada actividad que me ocupa. Por ejemplo llevo un cuaderno celeste para todas las anotaciones relacionadas con este curso; llevo otro rojo para las relacionadas con mis consultas, y llevo otras dos para proyectos personales que aun no he comenzado. Cada una de un color diferente. Parece una pequeña diferencia pero vaya que hace la diferencia. Me hace la vida mucho más fácil junto a los post-it donde anoto cada idea que se me ocurre y va a parar en la pared que tengo frente al escritorio para ocuparme de eso en otro momento.

 

5. Centrarme en una tarea únicamente por 25 minutos

Esto se basa en la Técnica Pomodoro, útil para mentes dispersas e hiperactivas como la mía. La técnica es un reto: se basa en centrarse en una sola tarea durante 25 minutos y luego darse un descanso de 5. Cuando hayamos sumado “4 pomodoros”, podemos tomarnos un descanso más largo de 15 a 20 minutos. Parece algo nuevamente rígido pero son increíbles los resultados que se obtienen con la técnica. Aumenta la productividad y la concentración, evitando el aburrimiento y la sensación de no dedicarle el tiempo suficiente a cada cosa. (Esta entrada en wikipedia explica la técnica completa.)

 

6. Tener un ambiente libre de distracciones para escribir

La escritura es una de las bases de mi trabajo y para esto necesito tener un entorno libre de distracciones. No puedo leer ni escribir en casa porque mi hija es mucho más atractiva que esas dos actividades. Así que escribo en el estudio, en un espacio de tiempo que he destinado muy temprano en las mañanas luego de correr, antes de recibir mis primeras consultas. Sólo tengo abierto el procesador de textos  cuando realizo esta actividad, bloqueando absolutamente todo lo que pueda distraerme en la pantalla.

 

7. Me convierto en un Anti-social

Bloqueo todos mis servicios de redes sociales cuando quiero concentrarme en el trabajo: Twitter, Facebook, Flickr, Youtube, Vimeo y mi bandeja de correo electrónico.

 

8. Frenar el tiempo navegando por “sitios para perder el tiempo”

Cuando éramos niños nuestros padres nos permitían un par de horas al día para ver televisión. Aquí hago lo mismo, me permito un par de horas diarias para navegar por blogs y diferentes sitios que me hacen “perder el tiempo” (adoro “perder el tiempo”, tengo una carpeta en Gmail donde colecciono webs en las que puedo navegar sin cansancio).

 

9. Time-out

Tomo descansos regulares durante el día para relajarme y volver a recargar energía. Usualmente bajo por un poco de agua caliente para preparar algo de té o anís, o para prepararme un jugo y tomarlo mientras leo el diario. Suelo hacer esto durante los 15 o 20 minutos que me indica la técnica Pomodoro. En este momento me olvido de todo el trabajo para relajar también los ojos.